Polityka prywatności

Niniejsza polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników serwisu internetowego TravelMotionHub, dostępnego pod adresem https://travelmotionhub.com, oraz klientów korzystających z usług biura podróży TravelMotionHub. Dokument ma na celu wyjaśnienie, jakie dane zbieramy, w jakich celach je wykorzystujemy, na jakiej podstawie prawnej to robimy oraz jakie prawa przysługują Ci w związku z przetwarzaniem Twoich danych.

Polityka ma zastosowanie do wszystkich działań podejmowanych w ramach serwisu, w szczególności do przeglądania treści (m.in. destynacji, pakietów wycieczek i doświadczeń podróżniczych), korzystania z formularzy kontaktowych i rezerwacyjnych, składania zapytań o ofertę, dokonywania rezerwacji oraz kontaktu z naszym zespołem za pośrednictwem strony Kontakt.

Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest TravelMotionHub Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-000 Warszawa), przy ul. Przykładowej 10, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS, NIP: 000-000-00-00, REGON: 000000000 (dalej: „Administrator”, „TravelMotionHub”, „my”).

Z Administratorem możesz skontaktować się w każdej chwili w sprawach związanych z ochroną danych osobowych:

adres e-mail: [email protected]
adres korespondencyjny: TravelMotionHub Sp. z o.o., ul. Przykładowa 10, 00-000 Warszawa, z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”
formularz kontaktowy na stronie Kontakt

Zakres zbieranych danych osobowych

Zakres danych osobowych, które przetwarzamy, zależy od tego, z jakich funkcjonalności serwisu korzystasz oraz z jakich usług biura podróży chcesz skorzystać. Przykładowo możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy (w przypadku klientów biznesowych).
Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny lub adres zamieszkania.
Dane związane z rezerwacją podróży: kierunek i termin wyjazdu, preferencje dotyczące zakwaterowania, transportu i dodatkowych usług, liczba uczestników, informacje o dzieciach (wiek), wybrane pakiety oraz szczegóły dotyczące płatności (z wyłączeniem pełnych danych kart płatniczych, które są przetwarzane przez dostawcę usług płatniczych).
Dane dotyczące komunikacji: treść wiadomości przesyłanych poprzez formularze kontaktowe, formularz rezerwacji oraz drogą e-mailową lub telefoniczną, a także notatki związane z obsługą klienta.
Dane marketingowe: preferencje co do otrzymywania newslettera i materiałów marketingowych, historia zgód marketingowych, informacje o otwarciu wiadomości i kliknięciach w linki (jeśli wyrazisz zgodę na komunikację marketingową).
Dane techniczne i eksploatacyjne: adres IP, identyfikatory urządzeń, dane dotyczące przeglądarki internetowej, systemu operacyjnego, historii odwiedzin stron serwisu (np. zakładek Destynacje, Opinie klientów), a także pliki cookies i podobne technologie – w zakresie opisanym w naszej Polityce plików cookies.

Podanie danych osobowych może być niezbędne do zawarcia i realizacji umowy (np. rezerwacji wycieczki). W takim przypadku brak podania danych uniemożliwi nam świadczenie usług.

Sposoby zbierania danych

Dane osobowe pozyskujemy przede wszystkim bezpośrednio od Ciebie, gdy:

wypełniasz formularz kontaktowy na stronie Kontakt w celu zadania pytania o ofertę, doprecyzowania szczegółów podróży lub uzyskania indywidualnej wyceny,
korzystasz z formularza rezerwacji, przesyłając nam niezbędne dane do zawarcia umowy i realizacji wyjazdu,
zapisujesz się na newsletter lub inne formy komunikacji marketingowej, wyrażając stosowne zgody,
przekazujesz dane podczas rozmowy telefonicznej lub korespondencji e-mail z naszym zespołem,
przekazujesz nam dane do wystawienia dokumentów księgowych lub potwierdzeń rezerwacji.

W określonych sytuacjach możemy otrzymywać Twoje dane także pośrednio, np. gdy rezerwacji dokonuje w Twoim imieniu inna osoba (organizator wyjazdu grupowego, przedstawiciel firmy, członek rodziny). W takiej sytuacji zakładamy, że osoba przekazująca dane jest uprawniona do ich udostępnienia.

Dodatkowo, podczas korzystania z serwisu, dane techniczne i informacje zapisywane w plikach cookies są gromadzone automatycznie. Szczegółowe zasady w tym zakresie opisuje nasza Polityka plików cookies.

Cele przetwarzania danych

Twoje dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w niezbędnym zakresie oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO). Dane mogą być przetwarzane w następujących celach:

Realizacja rezerwacji i umów turystycznych – w celu przygotowania oferty, zawarcia i wykonania umowy, w tym organizacji transportu, zakwaterowania, wycieczek fakultatywnych i innych usług turystycznych, zgodnie z wybranym pakietem podróży.
Obsługa klienta i komunikacja – w celu udzielania odpowiedzi na zapytania, przekazywania informacji o szczegółach wyjazdu, zmianach w rezerwacji, płatnościach oraz wsparciu w trakcie podróży.
Prezentacja oferty i doradztwo podróżnicze – aby pomóc Ci wybrać najlepsze destynacje i doświadczenia dopasowane do Twoich preferencji.
Marketing i działania promocyjne – w celu przesyłania newslettera, ofert specjalnych, informacji o nowych kierunkach i inspiracjach podróżniczych, o ile wyrazisz na to odrębną zgodę. Możemy również prosić Cię o pozostawienie opinii po powrocie z wyjazdu, którą możesz następnie opublikować w sekcji Opinie.
Analiza i statystyka – w celu ulepszania naszych usług, oferty oraz funkcjonalności serwisu, m.in. poprzez analizę sposobu korzystania ze strony, popularności poszczególnych zakładek oraz skuteczności kampanii marketingowych.
Wypełnienie obowiązków prawnych – w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności z zakresu prawa podatkowego, rachunkowości, ochrony konsumentów i regulacji dotyczących imprez turystycznych.
Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń – w celu ochrony naszych praw i interesów, w tym dokumentowania i dochodzenia roszczeń wynikających z umów lub przepisów prawa.

Podstawą prawną przetwarzania danych mogą być w szczególności: niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań na Twoje żądanie przed jej zawarciem, wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, prawnie uzasadniony interes Administratora (np. dochodzenie roszczeń, analityka biznesowa) lub Twoja zgoda – w zakresie, w jakim została wyrażona (np. marketing bezpośredni).

Udostępnianie danych osobowych

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym podmiotom, z którymi współpracujemy przy realizacji naszych usług lub które wspierają nas w prowadzeniu działalności. Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

partnerzy biznesowi świadczący usługi turystyczne, tacy jak linie lotnicze, hotele, operatorzy wycieczek lokalnych, wypożyczalnie samochodów czy przewoźnicy,
podmioty świadczące na naszą rzecz usługi płatnicze i finansowe,
biura współorganizujące wyjazdy lub lokalni kontrahenci odpowiedzialni za obsługę na miejscu,
dostawcy usług IT, w tym dostawcy hostingu, systemów rezerwacyjnych, narzędzi mailingowych i platform komunikacyjnych,
podmioty świadczące usługi księgowe, doradcze, prawne lub audytorskie – w zakresie, w jakim jest to niezbędne do realizacji tych usług,
organy publiczne i instytucje uprawnione do otrzymywania danych na podstawie przepisów prawa (np. sądy, organy ścigania, organy administracji publicznej).

W każdym przypadku przekazywanie danych odbywa się zgodnie z zasadami wynikającymi z RODO, przy zapewnieniu odpowiednich środków ochrony. Jeśli dochodzi do przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, stosujemy odpowiednie gwarancje prawne, takie jak standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.

Czas przechowywania danych

Twoje dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa oraz uzasadnionych potrzeb biznesowych. W szczególności:

dane związane z realizacją umów turystycznych i rezerwacji przechowujemy przez czas obowiązywania umowy, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa (np. przepisy podatkowe i rachunkowe) oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń,
dane przetwarzane w oparciu o Twoją zgodę (np. na cele marketingowe) przechowujemy do momentu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania,
dane przetwarzane na potrzeby statystyczne i analityczne przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji tych celów, przy zastosowaniu zasad minimalizacji i, tam gdzie to możliwe, pseudonimizacji lub anonimizacji,
dane związane z obsługą reklamacji, skarg i roszczeń przechowujemy przez okres niezbędny do ich rozpatrzenia oraz zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

Po upływie odpowiednich okresów przechowywania dane są trwale usuwane lub poddawane procesowi anonimizacji, uniemożliwiającemu identyfikację osoby.

Prawa użytkowników

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

Prawo dostępu do danych – możesz uzyskać informacje, czy przetwarzamy Twoje dane, a jeśli tak, otrzymać ich kopię oraz informacje o sposobie ich przetwarzania.
Prawo do sprostowania danych – jeśli Twoje dane są nieprawidłowe lub niekompletne, możesz zażądać ich poprawienia lub uzupełnienia.
Prawo do usunięcia danych – w określonych sytuacjach możesz żądać usunięcia swoich danych (np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub gdy cofnąłeś zgodę na ich przetwarzanie).
Prawo do ograniczenia przetwarzania – możesz żądać ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach przewidzianych przez RODO (np. gdy kwestionujesz prawidłowość danych).
Prawo do przenoszenia danych – masz prawo otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz, w miarę możliwości technicznych, żądać ich przesłania innemu administratorowi.
Prawo sprzeciwu – w przypadku przetwarzania danych w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes możesz wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją; w szczególności masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego.
Prawo do cofnięcia zgody – jeżeli przetwarzamy dane na podstawie udzielonej zgody, możesz w każdej chwili ją cofnąć, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody.
Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeśli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Realizacja powyższych praw jest bezpłatna, a my dokładamy starań, aby odpowiedzieć na Twoje żądanie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od jego otrzymania, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej.

Bezpieczeństwo danych

Przywiązujemy dużą wagę do bezpieczeństwa Twoich danych osobowych. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, które mają na celu ochronę danych przed utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem lub innym niedozwolonym przetwarzaniem. W szczególności:

stosujemy szyfrowanie transmisji danych (np. protokół HTTPS) w komunikacji z serwisem,
ograniczamy dostęp do danych wyłącznie do osób i podmiotów, które muszą mieć do nich dostęp ze względu na wykonywane obowiązki,
stosujemy rozwiązania techniczne umożliwiające monitorowanie systemów oraz wykrywanie potencjalnych zagrożeń,
regularnie aktualizujemy oprogramowanie i systemy, z których korzystamy,
dbamy o to, by nasi pracownicy i współpracownicy posiadali odpowiednią wiedzę i świadomość w zakresie ochrony danych osobowych.

Mimo stosowania nowoczesnych i adekwatnych zabezpieczeń, żaden system teleinformatyczny nie gwarantuje pełnego bezpieczeństwa. W przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych, które może powodować wysokie ryzyko naruszenia Twoich praw lub wolności, poinformujemy Cię o tym zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Procedura realizacji praw

Aby skorzystać z przysługujących Ci praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych, możesz skontaktować się z nami, korzystając z danych wskazanych w sekcji Administrator danych lub odwiedzając stronę Kontakt. W treści zgłoszenia wskaż, z którego prawa chcesz skorzystać oraz – w miarę możliwości – doprecyzuj zakres żądania.

Po otrzymaniu zgłoszenia:

potwierdzimy jego przyjęcie i, w razie potrzeby, poprosimy o dodatkowe informacje pozwalające nam na jednoznaczną identyfikację Twojej osoby,
udzielimy odpowiedzi na Twoje żądanie niezwłocznie, nie później niż w ciągu jednego miesiąca od jego otrzymania, z możliwością przedłużenia tego terminu w uzasadnionych przypadkach, o czym zostaniesz poinformowany,
poinformujemy Cię o działaniach podjętych w związku z Twoim żądaniem lub o powodach odmowy jego uwzględnienia (jeśli taka odmowa byłaby zgodna z obowiązującymi przepisami prawa).

Jeżeli przetwarzamy Twoje dane na podstawie zgody, możesz ją cofnąć w dowolnym momencie, m.in. poprzez kliknięcie linku „wypisz się” w otrzymanym newsletterze lub kierując odpowiednią prośbę drogą e-mailową. Możesz także zaktualizować swoje preferencje dotyczące plików cookies w ustawieniach przeglądarki lub poprzez narzędzia opisane w Polityce plików cookies.

Zmiany w polityce prywatności

Niniejsza polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, rozszerzenia zakresu świadczonych usług, wdrożenia nowych funkcjonalności serwisu lub zmian technologicznych wpływających na sposób przetwarzania danych.

O istotnych zmianach w polityce poinformujemy użytkowników w widoczny sposób, np. poprzez komunikat na stronie głównej serwisu lub wysłanie informacji e-mail (jeśli będzie to uzasadnione i możliwe). Przy każdej wersji dokumentu wskazujemy datę ostatniej aktualizacji, abyś mógł łatwo sprawdzić, które postanowienia uległy zmianie.

Korzystanie z serwisu po wejściu w życie zmian oznacza akceptację zaktualizowanych zasad. Zachęcamy do regularnego zapoznawania się z treścią polityki prywatności.

Kontakt w sprawie prywatności

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące niniejszej polityki prywatności, sposobu przetwarzania Twoich danych osobowych lub chcesz zgłosić naruszenie zasad bezpieczeństwa, skontaktuj się z nami:

e-mail: [email protected]
adres korespondencyjny: TravelMotionHub Sp. z o.o., ul. Przykładowa 10, 00-000 Warszawa, z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”
formularz kontaktowy: dostępny na stronie Kontakt

Naszym celem jest, aby planowanie podróży z TravelMotionHub było nie tylko inspirujące i komfortowe, ale również bezpieczne pod względem ochrony Twojej prywatności.

Data ostatniej aktualizacji: 19 lutego 2026 r.

Polityka prywatności TravelMotionHub